三宅病院の個人情報保護に関する院内規則（抜粋）

●基本理念

第1条　当院の全職員は、この「院内規則」および「個人情報の保護に関する法律」「同施行令」、厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取り扱いのためのガイドライン」に基づき、患者様とその関係者（以下「患者等」という）に関する個人情報を適切に取扱い、患者等から信頼される医療機関であるよう、努力を続けていくものとする。
2　他の院内規則等との関係
当院における患者の個人情報の取り扱いに関しては、この規則のほか、当院の「診療情報の提供に関する指針（ガイドライン）」も適用されるものとする。
診療情報の提供について疑義のある場合には、前段に挙げた規定のほか、日本医師会「診療情報の提供に関する指針」ならびに厚生労働省「診療情報の提供等に関する指針」も参照するものとする。
3　守秘義務
すべての職員は、その職種の如何を問わず、職務上知り得た患者の個人情報を、正当なり事由なく第三者に漏らしてはならない。
当院を退職した後においても同様とする。すべての職員は、この義務を遵守することを書面によって誓約しなければならない。

●用語の定義

第2条　この「院内規則」で使う用語の定義は、以下のとおりとする。
（１）個人情報
生存する患者等の個人を特定することができる情報のすべて。
氏名、生年月日、住所等の基本的な情報から、既往症、診療の内容、受けた処置の内容、検査結果、それらに基づいて医療従事者がなした診断・判断、評価・観察等までも含む。
（２）診療記録等
診療の過程で患者の身体状況、症状、治療等について作成または収集された書面、画像等の一切。
当院で取り扱う代表的な記録としては以下のとおり。
診療録、各種検査記録、検査成績、Ｘ線写真、看護記録、紹介状、処方箋の控えなど。
（３）匿名化
個人情報の一部を削除または加工することにより、特定の個人を識別できない状態にすること。
匿名化された情報は個人情報としては扱われない。ただし、その情報を主として利用する者が、他の情報と照合することによって容易に特定の個人を識別できる場合には、未だ匿名化は不十分である。
（４）職員
当院の業務に従事する者で、正職員のほか、委託職員、派遣職員、臨時職員を含む。
当院と業務委託契約を締結する事業者に雇用され当院から委託された業務に従事する者については、委託事業者においてこの「院内規則」に準じた取扱いを定め、管理するものとする。
（５）開示
患者本人または別に定める関係者に対して、これらの者が当院の保有する患者本人に関する情報を自ら確認するために、患者本人等からの請求に応じて、情報の内容を書面で示すこと。書面として記録されている情報を開示する場合には、そのコピーを交付することとする。

●個人情報の取得

第3条　利用目的の通知
職員は、患者から個人情報を取得する際には、その情報の利用目的、当該情報を第三者に提供する場合について、あらかじめ、患者に通知しなくてはならない。
ただし、初診時に通常の診療の範囲内での利用目的、第三者提供の内容を通知する場合には、書式による院内掲示および外来初診受付において書式による説明文書を交付することをもって代えることができる。なお、情報を取得するにあたり偽り、その他不正な手段を用いてはならない。
2　利用目的の変更
前項の手段に従って一旦、特定した利用目的を後に変更する場合には、改めて患者に利用目的の変更内容を通知し、又は院内掲示等により公表しなくてはならない。ただし、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えることのないよう留意しなくてはならない。

●診療記録等の取扱いと保管

第4条　紙媒体により保存されている診療記録等
診療記録等の保管については、毎日の業務終了時に所定の保管場所に収納し、滅失、毀損、盗難等の防止に十分留意するものとする。
2　診療記録等の利用時の注意
患者の診療中や事務作業中など、診療記録等を業務に利用する際には、滅失、毀損、盗難等の防止に十分留意するとともに、記録の内容が他の患者など部外者等の目に触れないよう配慮しなくてはならない。
3　診療記録等の修正
一旦作成した診療記録等を、後日書き改める場合には、もとの記載が判別できるように二重線で末梢し、訂正箇所に日付および訂正者印を押印するものとする。この方法によらずに診療記録等を書き改める場合には、改竄したものとみなされることがあるので、十分留意するものとする。
4　診療記録等の院外持ち出し禁止
診療記録等は原則として院外へ持ち出してはならない。ただし、職務遂行上やむを得ず持ち出す場合には、所属長の許可を得ることとし、返却後にも所属長の確認を得なくてはならない。所属長は、所管する診療記録等の院外持ち出しおよび返却に関して、日時、利用者、持ち出しの目的等を記録し、5年間保存するものとする。
5　診療記録等の廃棄
法定保存年限または当院所定の保存年限を経過した診療記録等を廃棄処分する場合には、裁断または溶解処理を確実に実施するものとする。また、当院で保管中の診療記録等につき、安全かつ継続的な保管が困難な特別の事由生じた場合には、院長はその記録等の取扱いについて、すみやかに当院を所管する保健所と協議するものとする。
6　電磁的に保存されている診療記録等
(1)コンピュータ情報のセキュリティ確保
診療記録等をコンピュータを用いて保存している部署では、コンピュータの利用実態に応じて情報へのアクセス制限等を適宜実施するものとする。また、通信回線等を経由しての情報漏出、外部からの不正侵入等の被害を未然に防ぐよう、厳重な措置を講じるものとする。
特に、職員以外の者が立ち入る場所またはその近くにおいてコンピュータ上の診療記録 等を利用する際には、モニターに表示された画面を通じて患者の個人情報が本人以外の外部者の目に触れることのないよう留意しなくてはならない。
(2)データバックアップの取扱い
コンピュータに格納された診療記録等は、機械的な故障等により情報が滅失したり見読不能となることのないよう、各部署において適宜バックアップの措置を講じるものとする。また、バックアップファイルおよび記録媒体の取扱い、保管は各部署の責任者の管理のもとに厳重に取扱うものとする。
(3)データのコピー利用の禁止
コンピュータ内の診療記録等の全部または一部を、院外での利用のために、他のコンピュータまたは記録媒体等に複写することは原則として禁止する。ただし、職務遂行上やむを得ない場合には、所属長の許可、管理のもとに行うことができるものとする。その場合において、複写した情報の利用が完了したときは、速やかに当該複写情報を記録媒体から消去するものとする。
(4)データのプリントアウト
コンピュータ等の電磁的に保存された個人情報をプリントアウトした場合には、紙媒体の診療記録と同等に厳重な取扱いをしなくてはならない。使用目的を終えたプリントアウト紙片は、裁断または溶解処理など、他の業者が見読不可能な状態にして速やかに廃棄しなくてはならない。
(5)紙媒体記録に関する規定の準用
電磁的な保存がなされている診療記録等の取扱いについては、第4条の1項ならびに5項の規定の趣旨も参酌して準用するものとする。
7　診療および請求事務以外での診療記録等の利用
(1)目的外利用の禁止
職員は、法律の定める利用目的の制限の例外に該当する場合を除き、あらかじめ患者本人の同意を得ないで第3条1項で特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、患者の個人情報を取扱ってはならない。
(2)匿名化による利用
患者の診療記録等に含まれる情報を、診療および診療報酬請求事務以外の場面で利用する場合には、その利用目的を達しうる範囲内で、可能な限り匿名化しなければならない。

●個人情報の第三者への提供

第5条　患者本人の同意に基づく第三者提供
患者の個人情報を第三者に提供する際には、第3条1項に基づいて、あらかじめ通知している場合を除き、原則として本人の同意を得なくてはならない。法令に基づく第三者提供であっても、第三者提供をするか否かを当院が任意に判断しうる場合には、提供に際して原則として本人の同意をえるものとする。
2　患者本人の同意を必要としない第三者提供
前項の規定にかかわらず以下の場合には、個人情報の保護に関する法律第23条の規定により、本人の同意を得ることなく第三者へ提供することができる。
(1)法令上の届出義務、報告義務に基づく場合
(2)意識不明または判断能力に疑いがある患者につき、治療上の必要性から病状等を家族、関係機関等に連絡、照会等をする場合※
(3)域がん登録事業への情報提供、児童虐待事例についての関係機関への情報提供など、公衆衛生の向上または児童の保護のために必要性があり、かつ本人の同意を取得することが困難な場合

●個人情報の本人への開示と訂正

第6条　個人情報保護の理念に基づく開示請求
当院の患者は、当院が保有する自己の個人情報について、書式の書面に基づいて開示を請求することができる。
院長は、患者から自己の個人情報の開示を求められた場合には、主治医、記録作成者、その所属長らを含む検討会において協議の上、開示請求に応じるか否かを決定し、開示請求を受けたときから原則として10日以内に書式の書面により、開示を拒む場合にはその理由も付して請求者に回答するものとする。
2　診療記録等の開示を拒みうる場合
前項の規定に基づく協議において、患者からの個人情報の開示の求めが以下のいずれかの事由に該当すると判断された場合には、院長は開示を拒むことができるものとする。
(1)本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
(2)当院の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼす恐れがある場合
(3)開示することが法令に違反する場合
3　診療記録の開示を求めうる者
当院の規定に基づいて患者の診療記録等の開示を請求しうる者は、次のとおりとする。
(1)患者本人
(2)患者の法定代理人
(3)患者の診療記録等の開示請求をすることについて患者本人から委任を受けた代理人
4　代理人からの請求に対する開示
代理人など、患者本人以外の者からの開示請求に応じる場合には、開示する記録の内容、範囲、請求者と患者本人との関係等につき、患者本人に対して確認のための説明を行うものとする。
5　内容の訂正・追加・削除請求
当院の患者が、当院の保有する患者本人に関する情報に事実でない内容を発見した場合には、書式の書面により訂正・追加・削除（以下「訂正等」という）すべき旨を申し出ることができる。
院長は、訂正等の請求を受けた際は、主治医、記録作成者、その所属長らを含む検討会で協議の上、訂正等の請求に応じるか否かを決定し、訂正等の請求を受けた日から原則として3週間以内に、書式の書面により請求者に対して回答するものとする。
6　診療記録等の訂正を拒みうる場合
前項の規定に基づく患者からの個人情報の訂正等の求めが、以下のいずれかの事由に該当すると判断された場合には、院長は訂正等を拒むことができるものとする。
(1)当該情報の利用目的から見て訂正等が必要でない場合
(2)当該情報に誤りがあるとの指摘が正しくない場合
(3)訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報でない場合
(4)対象となる情報について当院には訂正等の権限がない場合
7　訂正等の方法
同条5項ならびに6項の規定に基づいて診療記録等の訂正等を行う場合には、訂正前の記載が判読できるよう当該個所を二重線で末梢し、新しい記載の挿入を明示し、併せて訂正等の日時、事由等を付記しておくものとする。訂正等の請求に応じなかった場合においても、請求があった事実を当該部分に注記しておくものとする。
8　利用停止の請求
患者が、当院が保有する当該患者の個人情報の利用停止、第三者提供の停止、または消去（以下「利用停止等」という）を希望する場合は、書式の書面によりその旨を申し出ることができる。
院長は、利用停止等の請求を受けた際には、主治医、記録作成者、その所属長らを含む検討会にて協議の上、利用停止等の請求に応じるか否かを決定し、請求を受けた時から原則として1週間以内に、書式の書面により請求者に対して回答するものとする。
9　「診療情報の提供に関する指針」に基づく開示
患者からの診療記録等の開示請求が、医師・医療機関と患者等との信頼関係の構築、疾病や治療に対する正しい理解の助けとすることを目的としたものである場合には、当院の「診療情報の提供に関する規定」および日本医師会「診療情報の提供に関する指針」「診療に関する個人情報の取り扱い指針」に基づいて対応するものとする。

●苦情・相談等への対応

第7条　苦情・相談等への対応
個人情報の取扱い等に関する患者等からの苦情・相談等は受付あるいは「患者相談窓口」で対応するものとする。
2　個人情報保護に関する検討会
前項による対応が困難な事例については、個人情報保護に関する検討会で対応を協議するものとし、必要に応じて院長が召集するものとする。
3　外部の苦情・相談受付窓口の紹介
同条1項により受け付けた患者からの苦情・相談等については、院長の指示に基づき、患者の意向を聞きつつ必要に応じて医師会の「診療に関する相談窓口」および行政の「患者相談窓口」等を紹介するものとする。

●雑則

第8条　院内規則の見直しは制定後適宜、見直すものとする。
2　この定めにない事項等については、その都度協議するものとする。

付 則）この規則は平成18年4月1日制定施行する
付 則）この規則は平成19年7月1日改定施行する
付 則）この規則は平成21年5月1日改定施行する

２．付　記

□他の医療機関等への情報提供について同意しがたい事項がある場合にはその旨をお申し出ください。
□これらのお申し出は後にいつでも撤回・変更等が可能です。
□お申し出がないものについては、同意して頂けたものとして取り扱わせていただきます。ご了承ください。